§ 1. Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy Regulamin określa zasady uczestnictwa oraz zasady porządkowe i organizacyjne XIII Kongresu Kobiet Biznesu, zwanego dalej „Kongresem” lub „Wydarzeniem”.
  2. Kongres odbędzie się w dniu 18 września 2026 r. w Arche Hotel Krakowska, al. Krakowska 237, 02-180 Warszawa.
  3. Organizatorem Kongresu jest:

Fundacja Międzynarodowy Inkubator Kobiet Biznesu
ul. Dobra 7/4
00-384 Warszawa
NIP: 5242755673

Wydawca czasopisma „Businesswoman & life”

zwana dalej „Organizatorem”.

  1. Kontakt z Organizatorem w sprawach dotyczących Kongresu, biletów, zmian danych Uczestników oraz reklamacji odbywa się za pośrednictwem adresu e-mail: redakcja@businesswomanlife.pl.
  2. Oficjalna strona internetowa Kongresu: www.businesswomancongress.pl.
  3. Bilety na Kongres są sprzedawane m.in. za pośrednictwem platformy Evenea. W zakresie technicznego procesu zakupu mogą mieć zastosowanie również warunki korzystania z platformy sprzedażowej.
  4. Regulamin obowiązuje Uczestników Kongresu oraz – w odpowiednim zakresie – Prelegentów, Gości, Partnerów i Wystawców.

§ 2. Uczestnictwo w Kongresie

  1. Uczestnikiem Kongresu jest osoba posiadająca ważny bilet, zaproszenie lub inne potwierdzone przez Organizatora uprawnienie do udziału w Wydarzeniu.
  2. Zakupiony bilet uprawnia jedną osobę do uczestnictwa w Kongresie w zakresie wynikającym z rodzaju zakupionego biletu.
  3. Cena biletu oraz świadczenia wchodzące w zakres danego pakietu określane są w ofercie obowiązującej w momencie zakupu.
  4. Uczestnik zobowiązany jest podać prawidłowe i aktualne dane wymagane w procesie rejestracji.
  5. Organizator ma prawo zweryfikować ważność biletu podczas rejestracji lub wejścia na teren Kongresu.
  6. Bilet może zostać wykorzystany wyłącznie jeden raz przez jednego Uczestnika, z zastrzeżeniem możliwości zmiany osoby Uczestnika na zasadach określonych w § 4.

§ 3. Zakup biletu i prawo odstąpienia

  1. Kongres jest wydarzeniem odbywającym się w oznaczonym terminie – 18 września 2026 r.
  2. Zgodnie z art. 38 ust. 1 pkt 12 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, Uczestnikowi będącemu konsumentem nie przysługuje ustawowe prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość bez podawania przyczyny w terminie 14 dni, z uwagi na to, że umowa dotyczy usługi związanej z wydarzeniem odbywającym się w oznaczonym dniu.
  3. Powyższe oznacza, że zakup biletu na Kongres nie jest objęty standardowym 14-dniowym prawem zwrotu właściwym dla wielu innych zakupów dokonywanych przez Internet. Wyjątek od tej zasada stanowi sytuacja odwołania wydarzenia przez organizatora – wówczas następuje pełny zwrot środków za bilety wszystkim uczestnikom.

§ 4. Rezygnacja z udziału oraz zmiana Uczestnika

  1. Z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, rezygnacja Uczestnika z udziału w Kongresie z przyczyn leżących po jego stronie nie stanowi podstawy do zwrotu ceny zakupionego biletu.
  2. W szczególności podstawy do zwrotu ceny biletu nie stanowią okoliczności dotyczące Uczestnika, takie jak zmiana planów zawodowych lub prywatnych, zapomnienie o terminie Kongresu, kolizja terminu z innym wydarzeniem lub brak możliwości przyjazdu.
  3. Niestawienie się Uczestnika na Kongresie nie uprawnia do zwrotu ceny biletu.
  4. Niewykorzystany bilet nie przechodzi automatycznie na kolejną edycję Kongresu.
  5. W przypadku braku możliwości osobistego udziału Organizator umożliwia bezpłatną zmianę osoby korzystającej z biletu.
  6. Kupujący może przekazać zakupiony bilet innej osobie bez dodatkowych opłat ze strony Organizatora.
  7. W celu dokonania zmiany należy przesłać na adres:

redakcja@businesswomanlife.pl

wiadomość zawierającą:

  • imię i nazwisko osoby pierwotnie zgłoszonej,
  • numer zamówienia lub inne dane pozwalające zidentyfikować zakup,
  • imię i nazwisko nowego Uczestnika,
  • adres e-mail nowego Uczestnika.
  1. Zmiany Uczestnika można zgłaszać do dnia 16 września 2026 r. do godz. 12:00.
  2. Po tym terminie Organizator może zaakceptować zmianę Uczestnika w miarę możliwości organizacyjnych, jednak nie jest zobowiązany do dokonania takiej zmiany.
  3. Zmiana Uczestnika nie powoduje zmiany rodzaju zakupionego biletu ani zakresu świadczeń z nim związanych.
  4. Organizator może indywidualnie rozpatrzyć szczególnie uzasadniony wniosek Uczestnika dotyczący jego biletu. Indywidualne uwzględnienie takiego wniosku nie stanowi zmiany zasad Regulaminu ani podstawy do analogicznego rozstrzygnięcia innych przypadków.

§ 5. Program Kongresu

  1. Program Kongresu obejmuje w szczególności wystąpienia, panele dyskusyjne, wywiady, prezentacje, networking oraz inne aktywności wskazane przez Organizatora.
  2. Organizator dokłada należytej staranności, aby Kongres został zrealizowany zgodnie z opublikowanym programem.
  3. Z uwagi na charakter wydarzenia Organizator zastrzega sobie możliwość zmian organizacyjnych, w szczególności dotyczących:
    • godzin poszczególnych wystąpień,
    • kolejności punktów programu,
    • składu paneli,
    • Moderatorów i Prelegentów,
    • długości poszczególnych wystąpień.
  4. Zmiana pojedynczego Prelegenta, Moderatora, godziny wystąpienia lub kolejności programu nie stanowi sama w sobie podstawy do zwrotu ceny biletu, jeżeli nie prowadzi do istotnej zmiany charakteru Kongresu, z zastrzeżeniem praw Uczestnika wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów.
  5. Organizator zastrzega sobie możliwość przedłużenia czasu trwania Kongresu w zakresie uzasadnionym jego przebiegiem.

§ 6. Zasady bezpieczeństwa i zachowania podczas Kongresu

  1. Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania niniejszego Regulaminu, zasad obowiązujących w obiekcie, w którym odbywa się Kongres, oraz poleceń Organizatora, obsługi obiektu i osób odpowiedzialnych za bezpieczeństwo.
  2. Uczestnicy zobowiązani są zachowywać się w sposób nienaruszający bezpieczeństwa, komfortu i dóbr osobistych innych osób.
  3. Zabronione jest wnoszenie na teren Kongresu broni, amunicji, materiałów wybuchowych, substancji niebezpiecznych oraz innych przedmiotów, których użycie może zagrażać bezpieczeństwu.
  4. Organizator może odmówić wstępu lub poprosić o opuszczenie Wydarzenia osobę, która rażąco narusza Regulamin, zasady bezpieczeństwa lub porządek Wydarzenia, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa.
  5. Uczestnicy zobowiązani są do sprawowania pieczy nad swoimi rzeczami osobistymi.
  6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione bez nadzoru, zagubione lub skradzione, z wyjątkiem przypadków, w których odpowiedzialność Organizatora wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

§ 7. Wystawcy i Partnerzy – stoiska, mienie i odpowiedzialność

  1. Wystawcy zobowiązani są przygotować swoje stoiska zgodnie z terminami, zasadami organizacyjnymi oraz wytycznymi przekazanymi przez Organizatora.
  2. Szczegółowe godziny montażu, funkcjonowania oraz demontażu stoisk Organizator przekazuje Wystawcom odrębnie.
  3. Wystawca zobowiązany jest utrzymywać porządek na swoim stoisku oraz przestrzegać zasad bezpieczeństwa obowiązujących podczas Kongresu i na terenie obiektu.
  4. Wystawca ponosi odpowiedzialność za właściwe zabezpieczenie swojego stoiska oraz znajdującego się na nim mienia, w szczególności produktów, eksponatów, materiałów promocyjnych, urządzeń, sprzętu elektronicznego, rzeczy osobistych i innych przedmiotów wniesionych na teren Kongresu przez Wystawcę lub osoby działające w jego imieniu.
  5. Wystawca zobowiązany jest zapewnić odpowiedni nadzór nad swoim stoiskiem przez cały czas jego funkcjonowania. W szczególności Wystawca nie powinien pozostawiać bez odpowiedniego zabezpieczenia rzeczy wartościowych, gotówki, urządzeń elektronicznych ani innych przedmiotów znajdujących się na stoisku.
  6. Wystawca zobowiązany jest we własnym zakresie i na własny koszt posiadać odpowiednie ubezpieczenie adekwatnie do charakteru stoiska – ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej oraz ubezpieczenie mienia znajdującego się na stoisku.
  7. Organizator nie zapewnia ubezpieczenia mienia należącego do Wystawcy.
  8. Wystawca ponosi odpowiedzialność za szkody w swoim mieniu wynikające z jego działania lub zaniechania, w szczególności niewłaściwego zabezpieczenia stoiska lub znajdujących się na nim przedmiotów, pozostawienia ich bez nadzoru albo nieprzestrzegania zasad bezpieczeństwa.
  9. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za utratę, zaginięcie, kradzież lub uszkodzenie mienia Wystawcy w zakresie, w jakim szkoda nie powstała z przyczyn, za które zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa odpowiedzialność ponosi Organizator.
  10. Wystawca ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone Organizatorowi, obiektowi, innym Wystawcom, Uczestnikom lub osobom trzecim przez siebie, swoich pracowników, współpracowników albo inne osoby działające w jego imieniu, na zasadach wynikających z obowiązujących przepisów prawa.
  11. W przypadku stwierdzenia sytuacji mogącej powodować zagrożenie dla osób lub mienia Wystawca zobowiązany jest niezwłocznie poinformować Organizatora lub obsługę obiektu i podjąć działania zmierzające do zabezpieczenia miejsca.
  12. Prowadzenie działań promocyjnych, rozdawanie materiałów, prezentowanie produktów lub prowadzenie innych działań marketingowych poza powierzchnią przydzielonego stoiska wymaga zgody Organizatora.
  13. Wystawca nie może prowadzić działań zakłócających przebieg Kongresu, wystąpienia Prelegentów ani funkcjonowanie innych stoisk.
  14. Szczegółowe warunki udziału Wystawcy lub Partnera, w tym warunki finansowe, techniczne i organizacyjne, mogą zostać określone w odrębnej umowie zawartej z Organizatorem.

§ 8. Fotografowanie, nagrywanie oraz wizerunek Uczestników i Wystawców

  1. XIII Kongres Kobiet Biznesu jest wydarzeniem dokumentowanym fotograficznie oraz audiowizualnie. Podczas Kongresu Organizator lub osoby działające na jego zlecenie mogą wykonywać zdjęcia, nagrania wideo oraz materiały promocyjne i relacyjne przedstawiające przebieg Wydarzenia.
  2. Wizerunek Uczestników, Wystawców, Gości, Partnerów i innych osób obecnych podczas Kongresu może zostać utrwalony w szczególności na fotografiach, nagraniach wideo, relacjach z wydarzenia, materiałach typu backstage, wywiadach oraz innych materiałach dokumentujących przebieg Kongresu.
  3. Materiały, o których mowa powyżej, mogą być wykorzystywane przez Organizatora do dokumentowania, informowania o Kongresie oraz – w zakresie dopuszczalnym przez obowiązujące przepisy prawa – do promocji Kongresu, jego kolejnych edycji oraz działalności Organizatora.
  4. Materiały mogą być publikowane w szczególności:
    • na stronie internetowej Kongresu i Organizatora,
    • w mediach społecznościowych Organizatora,
    • w serwisach internetowych i materiałach redakcyjnych związanych z Kongresem,
    • w materiałach fotograficznych i filmowych podsumowujących Kongres,
    • w materiałach promujących kolejne edycje Kongresu,
    • w materiałach informacyjnych, promocyjnych i archiwalnych Organizatora.
  5. Uczestnik oraz Wystawca, decydując się na udział w Kongresie, przyjmują do wiadomości, że wydarzenie będzie fotografowane i nagrywane oraz że ich wizerunek może zostać utrwalony jako element dokumentacji przebiegu Kongresu, w szczególności jako element większej całości, takiej jak publiczność, grupa osób, panel, networking, strefa wystawiennicza lub relacja z Wydarzenia.
  6. Utrwalanie oraz rozpowszechnianie wizerunku odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności przepisami dotyczącymi ochrony wizerunku, dóbr osobistych oraz danych osobowych.
  7. W przypadkach, w których obowiązujące przepisy prawa wymagają uzyskania odrębnej zgody danej osoby na określony sposób wykorzystania jej wizerunku, Organizator uzyska taką zgodę przed wykorzystaniem materiału w wymagającym jej zakresie.
  8. Organizator nie będzie wykorzystywał wizerunku Uczestnika lub Wystawcy w sposób naruszający jego dobra osobiste ani w sposób mogący bez uzasadnienia przedstawiać daną osobę w negatywnym, obraźliwym lub wprowadzającym w błąd kontekście.
  9. Osoba, która ma pytania lub szczególne zastrzeżenia dotyczące utrwalania jej wizerunku podczas Kongresu, może przed rozpoczęciem Wydarzenia lub podczas jego trwania skontaktować się z Organizatorem pod adresem redakcja@businesswomanlife.pl albo zgłosić taką informację obsłudze Kongresu.
  10. Uczestnicy nie są uprawnieni do rejestrowania i rozpowszechniania w całości wystąpień, paneli, prezentacji lub innych elementów programu Kongresu w celach komercyjnych bez uprzedniej zgody Organizatora oraz – jeżeli jest to wymagane – innych osób uprawnionych.

§ 9. Dane osobowe

  1. Dane osobowe Uczestników są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych.
  2. Dane mogą być przetwarzane w zakresie niezbędnym do realizacji udziału w Kongresie, w szczególności obsługi rejestracji, sprzedaży biletów, komunikacji organizacyjnej, wystawiania dokumentów księgowych oraz obsługi reklamacji.
  3. Szczegółowe informacje dotyczące administratora danych, podstaw i celów przetwarzania, okresu przechowywania danych oraz praw osób, których dane dotyczą, określa Polityka Prywatności lub odpowiednia klauzula informacyjna.
  4. Dane osobowe przekazane w związku ze zmianą Uczestnika będą wykorzystywane w zakresie niezbędnym do obsługi tej zmiany i uczestnictwa nowej osoby w Kongresie.

§ 10. Reklamacje

  1. Uczestnik ma prawo złożyć reklamację dotyczącą zakupu biletu lub realizacji Kongresu.
  2. Reklamacje należy przesyłać na adres:

redakcja@businesswomanlife.pl

  1. W reklamacji należy podać dane pozwalające na identyfikację Uczestnika i zamówienia oraz opisać przedmiot reklamacji.
  2. Organizator rozpatruje reklamacje zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
  3. Postanowienia niniejszego Regulaminu dotyczące reklamacji nie ograniczają praw Uczestników wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

§ 11. Okoliczności nadzwyczajne

  1. W przypadku wystąpienia okoliczności niezależnych od Organizatora, których nie można było racjonalnie przewidzieć lub im zapobiec, Organizator podejmie działania odpowiednie do charakteru zaistniałej sytuacji, z uwzględnieniem bezpieczeństwa Uczestników oraz obowiązujących przepisów prawa.
  2. Niniejsze postanowienie nie wyłącza ani nie ogranicza praw Uczestnika wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

§ 12. Postanowienia końcowe

  1. Regulamin jest dostępny na stronie internetowej Kongresu w sposób umożliwiający jego zapisanie i odtworzenie.
  2. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz ustawy o prawach konsumenta – w zakresie, w jakim znajduje ona zastosowanie.
  3. Żadne postanowienie niniejszego Regulaminu nie wyłącza ani nie ogranicza praw konsumentów wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
  4. Spory wynikające z uczestnictwa w Kongresie będą rozstrzygane przez właściwy sąd zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
  5. Regulamin obowiązuje od dnia jego opublikowania.